1 Digitale Transformation
Von papierbasierten Abläufen zu modernen digitalen Prozessen
Viele Unternehmen arbeiten noch immer mit papierbasierten Formularen, manuellen Dateneingaben oder Prozessen, die über E-Mails,
Excel-Dateien und physische Dokumente abgewickelt werden. Diese Vorgehensweisen sind oft zeitaufwendig, fehleranfällig und erschweren eine transparente Nachverfolgung von Informationen.
Wir unterstützen Sie dabei, solche Abläufe Schritt für Schritt in digitale Prozesse umzuwandeln. Dabei setzen wir auf bereits vorhandene Anwendungen von Microsoft 365, welche ohne aufwendige Neuanschaffungen genutzt werden können. Wodurch kostspielige Drittanbieter vermieden werden.
Mit Microsoft Forms digitalisieren wir beispielsweise Datenerfassungen, Anträge, Checklisten, Schadensmeldungen, Kundeninformationen oder interne Anfragen. Die erfassten Daten stehen sofort digital zur Verfügung und können ohne Medienbrüche weiterverarbeitet werden. Informationen müssen nicht mehr aus Papierformularen übertragen oder aus verschiedenen E-Mails zusammengesucht werden.
Doch Digitalisierung bedeutet mehr als nur das Ersetzen von Papier durch digitale Formulare. Wir analysieren Ihre bestehenden Arbeitsabläufe und entwickeln ein Konzept, das Daten strukturiert erfasst, sicher speichert und für weitere Prozesse nutzbar macht. Dadurch entstehen nachvollziehbare Prozesse mit klar definierten Informationswegen, einer höheren Datenqualität und einer deutlich besseren Transparenz für alle Beteiligten.
Unser Ziel ist es, nicht einfach bestehende Papierprozesse digital nachzubauen, sondern diese zu optimieren und an die Möglichkeiten moderner Cloud-Technologien anzupassen. Das Ergebnis sind zukunftssichere Arbeitsabläufe, die effizienter, skalierbarer und wirtschaftlicher arbeiten als traditionelle Methoden.
2 Prozessautomatisierung
Weniger Routinearbeiten, mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben
In vielen Unternehmen verbringen Mitarbeiter täglich einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit mit wiederkehrenden Aufgaben. Daten werden manuell übertragen, Dokumente erstellt, E-Mails versendet, Genehmigungen eingeholt oder Informationen zwischen verschiedenen Systemen ausgetauscht. Diese Tätigkeiten sind notwendig, schaffen jedoch oft keinen direkten Mehrwert und kosten viel Zeit.
Mit Microsoft Power Automate automatisieren wir solche Prozesse und sorgen dafür, dass wiederkehrende Aufgaben zuverlässig im Hintergrund ausgeführt werden. Dabei werden sogenannte Workflows erstellt, die auf definierte Ereignisse reagieren und automatisch weitere Aktionen auslösen.
Ein typisches Beispiel: Ein Mitarbeiter füllt ein Microsoft Forms-Formular aus. Power Automate verarbeitet die übermittelten Daten automatisch, erstellt anhand einer Word-Vorlage ein Dokument, wandelt das Word-Dokument in eine PDF um, speichert diese in SharePoint oder einem Cloud-Ordner und informiert die zuständige Abteilung per E-Mail oder Teams-Nachricht. Was zuvor mehrere manuelle Schritte erforderte, erfolgt nun vollständig automatisiert innerhalb weniger Sekunden.
Durch die Automatisierung werden Durchlaufzeiten verkürzt, Fehler durch manuelle Eingaben reduziert und Prozesse standardisiert. Gleichzeitig lassen sich sämtliche Abläufe protokollieren und nachvollziehen, was die Transparenz erhöht und die Einhaltung interner Vorgaben unterstützt.
Besonders für kleine und mittelständische Unternehmen bietet Power Automate die Möglichkeit, professionelle Automatisierungslösungen umzusetzen, ohne hohe Investitionskosten für die Entwicklung von Individualsoftware oder Softwarelizenzen von Drittanbietern. Die Plattform integriert sich nahtlos in Microsoft 365 und ermöglicht die schnelle Umsetzung von Lösungen, die einen unmittelbaren Mehrwert für den Arbeitsalltag schaffen.
3 Microsoft-Ökosysteme & Integration
Einzelne Werkzeuge verbinden, damit Prozesse durchgängig funktionieren
Viele Unternehmen nutzen bereits verschiedene Microsoft-365-Anwendungen wie Outlook, Teams, SharePoint, Forms, OneDrive oder Word. Häufig werden diese Anwendungen jedoch getrennt voneinander eingesetzt, wodurch Daten mehrfach erfasst werden müssen und wertvolle Automatisierungspotenziale ungenutzt bleiben.
Wir schaffen aus einzelnen Anwendungen ein intelligentes und miteinander vernetztes Microsoft-Ökosystem. Dabei verbinden wir die verschiedenen Dienste so, dass Informationen automatisch zwischen den Anwendungen ausgetauscht und in den jeweiligen Prozessen weiterverwendet werden können.
Ein Beispiel aus der Praxis: Daten für eine Teilnahmebestätigung werden über Microsoft Forms erfasst, anschließend über Power Automate verarbeitet und automatisch zur Erstellung eines Word-Dokuments verwendet, anschließend in eine PDF umgewandelt und mit einer sich auf der Datenbasis verändernden standardisierten E-Mail an den Teilnehmer versendet. Gleichzeitig können Benachrichtigungen in Microsoft Teams versendet oder Aufgaben für bestimmte Mitarbeiter erstellt werden. Alle beteiligten Systeme greifen dabei auf dieselbe Datenbasis zu und arbeiten nahtlos zusammen.
Technisch basiert diese Integration auf den bereits eingebauten Schnittstellen und Konnektoren von Microsoft 365. Dadurch entstehen sichere, cloudbasierte Lösungen, die sich flexibel erweitern lassen und den bestehenden Sicherheits- und Compliance-Richtlinien Ihrer Microsoft-Umgebung entsprechen.
Der große Vorteil liegt in der zentralen Verfügbarkeit von Informationen. Daten müssen nur einmal erfasst werden und stehen anschließend überall dort zur Verfügung, wo sie benötigt werden. Medienbrüche, doppelte Dateneingaben und isolierte Insellösungen werden vermieden. Stattdessen entsteht eine durchgängige digitale Prozesslandschaft, die Mitarbeiter entlastet, die Datenqualität verbessert und die Effizienz Ihres gesamten Unternehmens nachhaltig steigert.
Schulungen
Wissen vermitteln, indem man es direkt anwendet
Neue digitale Werkzeuge schaffen nur dann einen echten Mehrwert, wenn Mitarbeiter diese auch sicher und effizient nutzen können. Deshalb setzen wir nicht auf klassische Schulungen mit langen Präsentationen und theoretischen Vorträgen, sondern auf praxisorientierte Workshops mit direktem Bezug zum Arbeitsalltag.
Unsere Schulungen basieren auf dem Prinzip des aktiven Lernens. Teilnehmer arbeiten direkt in den Microsoft-Anwendungen und lernen Funktionen, Abläufe und Best Practices anhand realer Anwendungsfälle. Statt stundenlang Folien zu betrachten, erstellen sie selbst Formulare, bauen erste Automatisierungen auf oder arbeiten mit den Werkzeugen, die später tatsächlich im Unternehmen eingesetzt werden.
Dabei passen wir die Inhalte individuell an die Kenntnisse und Anforderungen der Teilnehmer an. Egal ob Einsteiger oder fortgeschrittene Anwender, jeder Workshop wird so gestaltet, dass das Gelernte unmittelbar im Arbeitsalltag angewendet werden kann.
Ein besonderer Schwerpunkt liegt auf den Anwendungen wie Microsoft Forms, Power Automate und der Einbindung weiterer Microsoft-Anwendungen wie bspw. Word. Die Teilnehmer lernen nicht nur die Bedienung der Anwendungen, sondern verstehen auch die Zusammenhänge zwischen den einzelnen Komponenten und erfahren, wie digitale Prozesse innerhalb der Microsoft-Umgebung aufgebaut werden.
Durch praktische Übungen entwickeln die Teilnehmer ein tiefes Verständnis und gewinnen Sicherheit im Umgang mit den genannten Anwendungen. Fragen können direkt während der Umsetzung geklärt werden, wodurch der Lernerfolg deutlich höher ist als bei reinen Theorieveranstaltungen.
Unser Ziel ist es, Mitarbeiter nicht nur zu schulen, sondern sie zu befähigen, digitale Lösungen selbstständig zu nutzen, weiterzuentwickeln und neue Potenziale für die Optimierung ihrer Arbeitsabläufe zu erkennen.
Inhalte unserer Workshops
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Praxisübungen anhand realer Unternehmensprozesse
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Individuelle Workshops für Fachabteilungen und Teams
Bereich Forms und grundlegende Kenntnisse:
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Grundlagen und Best Practices von Forms
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Erstellung digitaler Formulare mit Microsoft Forms
Bereich Power Automate und Automatisierung:
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Grundlagen und Best Practices von Power Automate
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Einführung in Prozessautomatisierung mit Power Automate
Bereich Einbindung von weiteren Microsoft-Anwendungen
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Automatisierte Dokumentenerstellung mit Word-Vorlagen
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Effiziente Zusammenarbeit mit Microsoft Teams
Lernen durch Anwenden statt Zuhören: Unsere Workshops vermitteln praxisnahes Wissen, das sofort im Arbeitsalltag eingesetzt werden kann und langfristig die digitale Kompetenz Ihres Unternehmens stärkt.